4.1) Incluir Desembolso
Caso existam colaboradores cadastrados para a parceira, serão exibidos conforme pode-se visualizar abaixo, permitindo lançamento mais rápido dessas informações. É possível preencher os campos mesmo que parcialmente e ir salvando como rascunho.
No entanto, quando pressionado o botão “Lançar Despesas”, somente os colaboradores que tiverem os campos totalmente preenchidos, inclusive com ao menos um arquivo, serão salvos e exibidos logo abaixo em Despesas Lançadas. Será exibida uma mensagem de alerta para existência de campos ainda não preenchidos e que não serão salvos. Se o usuário mesmo assim quiser prosseguir com a operação, será exibida ao fim do processamento uma mensagem que informa a quantidade de registros salvos.
É possível selecionar todos ou um a um os colaborados para limpar os campos previamente preenchidos. Também é possível baixar todos os colaboradores em excell para preencher os campos e fazer upload desse arquivo, mantendo o formato gerado. Quando carregado o arquivo, serão exibidos os dados e será necessário realizar o upload do arquivo manualmente de cada colaborador com a comprovação do gasto feito pela parceira.
Abaixo dos Colaboradores, é exibida a lista de despesas lançadas. Nela é possível classificar e filtrar por diferentes campos. Também são visualizados totalizadores pela natureza da despesa, e, caso seja Pagamento de pessoa, é indicado o sigilo dessas informações no portal transparência e não serão exibidas para sociedade. Todas as despesas incluídas e ou alteradas pela entidade são classificadas com a situação a conferir. O estado será alterado apenas pelas analistas da prefeitura.
Ao pressionar o botão novo, são listados um conjunto de campos que podem variar sua exibição conforme o tipo da Natureza ou tipo do documento selecionado. Os campos devolução e apontamento são de uso do analista financeiro da prefeitura, sendo apenas visualizados pelas entidades.
O sistema possui integração com a nota fiscal de serviços da prefeitura e nacional (emitidas para o município) e integração com a nota fiscal de produtos do Rio Grande do Sul (nota fiscal gaúcha). Essa última integração carece de convênio ou pagamento por cada requisição de consulta a chave informada. Caso seja informada uma chave de acesso válida, toda a discriminação dos dados de produtos e serviços são automaticamente carregadas e exibidas ao usuário, sendo necessário somente o preenchimento do valor pago, bem como da data de pagamento. Caso a nota já tenha sido lançada no sistema, o sistema não permitirá nova inclusão exibindo uma mensagem de alerta. O sistema não permite a inclusão de nota cancela, porém, se no intervalo entre o lançamento da despesa e a analise houver o cancelamento, será possível no momento da análise identificar o cancelamento e será exibido o alerta ao analista para que tome a ação apropriada.
Também é possível inserir notas manualmente, com a opção Nota Fiscal Manual e informar os valores exigidos e anexar o arquivo digitalizado da mesma.
Quando selecionada a natureza do tipo serviço de terceiros, são exibidas as opções de seleção de tipo de serviço de terceiros: Pessoa Física -RPCI, Pessoa Jurídica Com contrato e Pessoa Jurídica Sem Contrato. Quando selecionado Pessoa Física, são exibidos os serviços de todos os prestadores PF cadastrados, sendo possível vinculá-los a despesa. Da mesma forma, quando selecionado Pessoa Jurídica Com contrato, serão exibidos todos os prestadores PJ com contratos, sendo possível vinculá-los a despesa.
Por fim, somente será permitida a exclusão de um despesa já lançada com a informação de um justificava que será visualizada pelo analista financeiro responsável pela entidade, que poderá tomar ou não uma ação.
A parceira pode gerar relatórios nos formatos pdf, excel e csv, informado o período de tempo almejado.
O sistema também permite a aplicação de filtros para refinar a visualização dos lançamentos.
