4.1) Incluir Desembolso
Caso existam colaboradores cadastrados na entidade e vinculados ao termo , serão exibidos conforme pode-se visualizar abaixo, permitindo lançamento mais rápido dessas informações. O sistema permite o preenchimento parcial dos campos e o salvamento temporário como rascunho.
Todavia, quando pressionado o botão “Lançar Despesas”, somente os colaboradores que possuírem os campos totalmente preenchidos, incluindo ao menos um arquivo, estão aptos a serem salvos. Além disso, será exibida uma mensagem de alerta para existência de campos não preenchidos e que não serão salvos. Se o usuário mesmo assim desejar prosseguir com a operação, será exibida uma mensagem que informa a quantidade de registros salvos ao término do processamento. Por fim, os colaboradores que forem totalmente preenchidos serão exibidos em Despesas Lançadas.
É possível a seleção individual e total dos colaboradores para limpar os campos previamente preenchidos. Também é disponibilizada a opção de baixar todos os colaboradores em excell para preenchimento manual dos campos e, na sequência, realizar o upload desse arquivo, mantendo o formato gerado. Quando carregado o arquivo, serão exibidos os campos populados e, ainda assim, será necessário realizar o upload do arquivo manualmente de cada colaborador com a comprovação do pagamento efetuado pela entidade.
Abaixo dos Colaboradores, tem-se a exibição da lista de despesas lançadas. Nela é possível classificar e filtrar por diferentes campos as despesas listadas. Também são visualizados totalizadores pela natureza da despesa, e, caso ela seja do tipo Pagamento de pessoa, é indicado o sigilo dessas informações no sistema. Isso significa que não serão publicizados todos os pagamentos de pessoal no portal transparência. Todas as despesas incluídas e ou alteradas pela entidade são classificadas automaticamente com a situação a conferir. A alteração da situação somente é permitida aos usuários cadastrados com perfil fiscal.
Ao pressionar o botão “novo”, são listados um conjunto de campos que podem variar sua exibição conforme o tipo da Natureza ou tipo do documento selecionado. Os campos devolução e apontamento são de uso do analista financeiro da prefeitura, sendo apenas visualizados pelas entidades.
O sistema possui integração com a nota fiscal de serviços da prefeitura e nacional (emitidas para o município) e integração com a nota fiscal de produtos do Rio Grande do Sul (nota fiscal gaúcha). Essa última integração carece de convênio (já celebrado e operacional) ou pagamento por cada requisição de consulta quando a chave de acesso da nota é informada. Caso seja chave de acesso digitada pelo representante da entidade seja válida, toda a discriminação dos dados de produtos e serviços são automaticamente carregadas e exibidas ao usuário. Ele deverá somente complementar o preenchimento com o valor pago, bem como da data de pagamento. Caso a nota já tenha sido lançada no sistema, o sistema não permitirá nova inclusão exibindo uma mensagem de alerta. O sistema não permite a inclusão de nota cancelada. Entretanto, se no intervalo entre o lançamento da despesa e a análise houver o cancelamento, será possível identificar o cancelamento no momento da verificação da despesa por meio da marcação em vermelho Cancelada ao invés de Autorizada. Essa marcação poderá ser visualizada por todos os perfis do sistema.
Outra opção consiste em inserir as notas manualmente, com a seleção do tipo Nota Fiscal Manual e o informe dos valores exigidos, finalizando com a anexação do arquivo digitalizado da mesma.
Quando selecionada a natureza do tipo serviço de terceiros, são exibidas as opções dos tipo de serviço de terceiros suportados: Pessoa Física -RPCI, Pessoa Jurídica Com contrato e Pessoa Jurídica Sem Contrato. Quando selecionado Pessoa Física, são exibidos os serviços de todos os prestadores PF cadastrados, sendo possível vinculá-los a despesa. Da mesma forma, quando selecionado Pessoa Jurídica Com contrato, serão exibidos todos os prestadores PJ com contratos, sendo possível vinculá-los a despesa.
Por fim, somente será permitida a exclusão de um despesa já lançada caso o usuário registre uma justificava. Ela será exibida ao analista financeiro responsável pela entidade, que poderá tomar ou não uma ação.
A entidade poderá gerar relatórios nos formatos pdf, excel e csv, informado o período de tempo almejado e aplicar filtros e classificações do seu desejo.
Na exibição das despesas ao usuário, o sistema permite o uso de filtros para facilitar o acesso aos lançamentos selecionados de acordo com os critérios informados.
